Selbstständige stehen vor vielen Herausforderungen, insbesondere wenn sie gerade erst anfangen. Von der Verwaltung Ihrer Finanzen bis hin zur Organisation Ihrer Praxis gibt es viele Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen. In diesem Blog-Post werden wir vier wichtige Tipps für selbstständige Psychologen vorstellen, die Ihnen helfen, Ihre Praxis effizient und erfolgreich zu führen.
1. Trennen Sie Ihre Geschäfts- und Privatfinanzen
Einer der wichtigsten Tipps für Selbstständige ist die strikte Trennung von Geschäfts- und Privatfinanzen. Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Geldbörsen – eine für Ihr persönliches Leben und eine für Ihre berufliche Tätigkeit.
Ihre berufliche Geldbörse, repräsentiert durch Ihr Geschäftskonto, ist der Ort, an dem alle Ihre beruflichen Einnahmen und Ausgaben fließen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig ein “Gehalt” auszahlen, unabhängig davon, wie stark Ihre Einnahmen schwanken. Dies bedeutet, dass Sie jeden Monat einen festen Betrag, der Ihre Lebenshaltungskosten wie Miete und Lebensmittel deckt, von Ihrem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto überweisen.
Es ist eine häufige Falle für Selbstständige, Lücken in der Geschäftskasse mit privatem Geld zu füllen. Dies ist jedoch nicht ratsam, da es Ihre Einnahmen-/Ausgabenrechnung verzerrt und Sie sich selbst in die Irre führen. Es ist wichtig, dass Sie immer einen klaren Überblick darüber haben, wie viel Geld Ihre Praxis generiert und wie viel davon auf Ihr Privatkonto fließt.
Tipp: Legen Sie sich ein separates Geschäftskonto an und wickeln Sie alle Ein- und Ausgaben über dieses Konto ab.
Hier ein konkretes Beispiel:
- Lassen Sie sich die Beträge aller erbrachten Leistungen (z.B. klinisch-psychologische Behandlungen, etc.) von Ihren Klienten auf dieses Konto überweisen. Damit benötigen Sie auch keine Registrierkasse. Generell können Sie trotzdem bis zu 7.500€ im Jahr in bar einnehmen (Stand 2023 – mehr Details auf oesterreich.gv.at). Bareinnahmen sollten Sie jedoch vermeiden, um eine bessere Übersicht über Ihre Finanzen zu behalten.
- Bezahlen Sie alle regelmäßige Ausgaben von diesem Konto (z.B. Praxis-Miete, Telefon-Kosten, SVS-Beiträge pro Quartal, etc.).
- Bezahlen Sie alle anderen variablen Ausgaben von diesem Konto (z.B. Deko für Ihre Praxis, Drucker-Papier, Fach-Literatur, Fortbildungen, etc.).
- Überweisen Sie sich von diesem Geschäftskonto ein Gehalt auf Ihr privates Konto.
Die meisten Banken akzeptieren es nicht, wenn Sie ein Privatkonto für Ihre geschäftlichen Aktivitäten verwenden. Daher ist es notwendig, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Es gibt viele gute Anbieter für Geschäftskonten, wie zum Beispiel N26. Mit einem solchen Konto können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben genau im Blick behalten und sicherstellen, dass Sie immer den Überblick über Ihre finanzielle Situation behalten. Wenn Sie sich für eine Bezahl-Variante von N26 entscheiden (z.B. N26 Business Smart), dann haben Sie zusätzlich 10 weitere Unterkonten, die sich ideal zum Budgetieren Ihrer Einnahmen eignen. Mehr dazu gibt es im nächsten Tipp.
2. Budgetierung: Ihr finanzieller Kompass
Die Budgetierung ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden selbstständigen Psychologen. Es ist wie ein Kompass, der Ihnen hilft, Ihre finanzielle Reise zu navigieren. Selbstständige müssen sich um viele Aspekte kümmern, die Angestellten von Arbeitgebern abgenommen werden.
Erstellen Sie ein detailliertes Budget, das alle Ihre Ausgaben berücksichtigt. Dies beinhaltet nicht nur Ihre laufenden Kosten, sondern auch Ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. In Österreich müssen Sie beispielsweise Beiträge zur Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS) leisten. Diese Beiträge werden auf der Grundlage Ihres Einkommens berechnet und müssen vierteljährlich bezahlt werden. Daher ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Rücklagen für diese Zahlungen bilden.
Die SVS berechnet Ihre vorläufigen Beiträge in den ersten drei Jahren der Selbständigkeit automatisch von der Mindestbeitragsgrundlage. Diese beträgt für Neue Selbständige 500,91€ pro Quartal (Stand 2023 – mehr Infos gibt es auf der Seite der SVS).
ACHTUNG!
Es ist wichtig zu beachten, dass nach drei Jahren eine Nachbemessung stattfindet. Dabei wird die endgültige Beitragsgrundlage ermittelt, die sich aus Ihren versicherungspflichtigen Einkünften laut Einkommensteuerbescheid ergibt. Es kann zu Beitragsgutschriften oder zur Nachbelastung von Beiträgen kommen. Daher ist es ratsam, zwischen 25% und 40% Ihres Umsatzes (nicht des Gewinns) für diese Nachzahlung zur Seite zu legen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie dies mit Ihrem Steuerberater besprechen, da sich dies von Fall zu Fall unterscheidet.
Tipp: Verwenden Sie separate Konten für Ihre Budgets.
Um Ihre Finanzen effektiv zu organisieren, sollten Sie ein separates Konto für Ihre Rücklagen einrichten. Von jeder Einnahme, die Sie haben, sollten Sie einen bestimmten Prozentsatz (z.B. 25%) auf dieses Konto überweisen. Dies hilft Ihnen, einen klaren Überblick über Ihre Finanzen zu behalten und sicherzustellen, dass Sie immer ausreichend Mittel für Ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zur Verfügung haben.
N26 bietet die Möglichkeit, mehrere Unterkonten, sogenannte “Spaces”, zu erstellen. Diese können Sie nutzen, um Ihr Geld zu organisieren und zu budgetieren. Hier ist ein Beispiel, wie Sie diese Funktion nutzen könnten:
- Hauptkonto: Hier fließen alle Ihre Einnahmen ein. Von hier aus verteilen Sie das Geld auf die verschiedenen Spaces (Unterkonten).
- Space “Rücklagen”: In diesen Space überweisen Sie einen festen Prozentsatz jeder Einnahme, um sicherzustellen, dass Sie immer genug Geld für Ihre Steuern und SVS-Beiträge (Nachbelastung) zur Verfügung haben.
- Space “Regelmäßige Ausgaben”: Hier legen Sie Geld für regelmäßige Ausgaben wie Praxis-Miete, Telefonkosten, vorgeschriebene SVS-Beiträge etc. zur Seite.
- Space “Polster & Sonstige Ausgaben”: Dieser Space dient als Sicherheitsnetz für schlechte oder einkommensschwache Zeiten. Sie können diesen Space auch dazu verwenden um variable Kosten, wie z.B. Bürobedarf, Deko, etc. zu bezahlen.
Indem Sie Ihr Geld auf diese Weise organisieren, behalten Sie immer den Überblick über Ihre Finanzen und stellen sicher, dass Sie immer genug Geld für Ihre Ausgaben und Verpflichtungen zur Verfügung haben.
Um die Budgetierung zu vereinfachen, haben wir für Sie eine Excel-Datei erstellt wo Sie einmal (oder mehrmals) pro Monat den aktuellen Betrag eintragen können, der sich auf Ihrem Hauptkonto befindet. Nach Berücksichtigung Ihrer regelmäßigen Ausgaben und der Rücklagen, sehen Sie auf einen Blick wieviel Geld Sie auf welchen Space überweisen müssen und wieviel Gehalt Sie sich auszahlen können / wollen.
Sie können die Excel-Datei hier herunterladen. Die grau hinterlegten Zellen dürfen nicht bearbeitet werden!
Die Budgetierung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert. Aber mit der richtigen Planung und Organisation können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Finanzen im Griff haben.
3. Diversifizieren Sie Ihr Einkommen: Mehrere Einkommensströme für mehr Sicherheit
Für Selbstständige ist es wichtig, dass Sie Ihr Einkommen diversifizieren und nicht von einer einzigen Dienstleistung abhängig sind. Dies kann Ihnen dabei helfen, finanzielle Schwankungen abzufedern und Ihre finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Einkommen diversifizieren können:
- Erstellung von Gutachten: Neben der klinisch-psychologischen Beratung können Sie auch die Erstellung von Gutachten anbieten. Dies kann beispielsweise klinisch-psychologische Eignungsgutachten umfassen.
- Supervision für andere Psychologen: Wenn Sie über umfangreiche Erfahrung und Fachwissen verfügen, können Sie Supervision für andere Psychologen anbieten. Dies kann eine wertvolle Ressource für weniger erfahrene Kollegen sein und Ihnen eine zusätzliche Einkommensquelle bieten.
- Weiterbildungen / Fortbildungen / Seminare: Wenn Sie spezielles Wissen in spezifischen Themen haben, können Sie Weiterbildungen, Fortbildungen oder Seminare zu diesem Thema anbieten. Dies kann sowohl für andere Psychologen als auch für Personen aus anderen Berufen von Interesse sein, die sich in diesem Bereich weiterbilden möchten.
Indem Sie Ihr Einkommen auf diese Weise diversifizieren, können Sie sich nicht nur gegen finanzielle Schwankungen absichern, sondern auch Ihre berufliche Entwicklung fördern und Ihre Expertise in verschiedenen Bereichen der Psychologie erweitern. Es ist jedoch wichtig, dass Sie bei der Diversifizierung Ihres Einkommens immer die Qualität Ihrer Dienstleistungen im Auge behalten und sicherstellen, dass Sie die Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen.
4. Nutzen Sie spezifische Software für Psychologen
Eine spezifische Software für Psychologen, wie ZEIPSY, kann Ihnen helfen, Ihre Praxis effizient zu verwalten. Mit ZEIPSY können Sie Ihre Klientendaten sicher und übersichtlich verwalten, Termine planen und Rechnungen erstellen und versenden. Darüber hinaus bietet ZEIPSY Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Finanzen und hilft Ihnen dabei alles im Blick zu behalten. ZEIPSY ist intuitiv und einfach zu bedienen und bietet regelmäßige Updates und exzellenten Support. Darüber hinaus ist ZEIPSY DSGVO-konform und stellt die Datensicherheit Ihrer Klienten an oberste Stelle.
Aktuell gibt es eine -50% Aktion auf alle Abo-Pläne von ZEIPSY. Die Aktion ist bis zum 31. August 2023 einlösbar, und der Rabatt gilt solange, bis das Abo gekündigt wird.
Mit dem Code PSY50 können Sie sich die -50% sichern. Der Code kann am Ende des Bezahl-Prozess eingegeben werden.
Fazit
Die Selbstständigkeit kann eine Herausforderung sein, aber mit den richtigen Tools und Strategien können Sie Ihre Praxis erfolgreich führen. Indem Sie Ihre Finanzen sorgfältig verwalten, Ihr Einkommen diversifizieren, und spezifische Software wie ZEIPSY nutzen, können Sie Ihre Praxis effizient verwalten und Ihren Klienten die bestmögliche Betreuung bieten.
Vergessen Sie nicht, dass Ihre Finanzen ein wichtiger Aspekt Ihrer Praxis sind, und nehmen Sie sich die Zeit, sie sorgfältig zu verwalten. Mit den richtigen Strategien und Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis finanziell gesund und erfolgreich ist.
