In dieser Anleitung werden wir Ihnen zeigen, wie Sie mit unserer Praxis Software ZEIPSY Ihre eigene Rechnungsvorlage erstellen können. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, geben Ihnen hilfreiche Tipps und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen individuell gestalten können, um Ihre Praxis einzigartig zu repräsentieren.
Das Erstellen einer eigenen Rechnungsvorlage bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, Ihre Rechnungen individuell zu gestalten, sondern auch Ihre Marke zu stärken. Durch die Personalisierung Ihrer Rechnungen können Sie ein professionelleres Auftreten gegenüber Ihren Klienten sicherstellen.
1. Standard-Vorlage herunterladen
Beginnen Sie, indem Sie zu den Einstellungen in der Praxis Software navigieren. Hier finden Sie alle Optionen, um Ihre Vorlage individuell zu gestalten.
Im Abschnitt “Eigene Rechnungsvorlage” wählen Sie die Option “Eigene Vorlage” aus. Klicken Sie auf “1. Standardvorlage herunterladen”, um die Standard-Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlage dient als Grundlage für Ihre individuellen Anpassungen.
2. Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen
Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage und bearbeiten Sie sie nach Ihren Wünschen. Sie können Text, Bilder und Layout ändern, um sie an Ihre Praxis anzupassen.
Tipp
Kopieren Sie die Platzhalter (z.B. {vorname}, {nachname}) aus der Standard-Vorlage, um sie in Ihrer eigenen Vorlage zu verwenden. Ihre Unterschrift können Sie als Bild in der Vorlage einfügen.
WICHTIG: Wenn Sie die Platzhalter in Ihre eigene Vorlage kopieren, müssen Sie sicherstellen, dass mindestens folgende Platzhalter vorhanden sind: {nummer}, {datum}, {rechnungs_betrag}, {ust_befreiung}.
Als nächstes müssen noch folgende Platzhalter eingefügt werden:
{empfänger_vorname}, {, empfänger_nachname}{, empfänger_adresse}{, empfänger_plz}{.empfänger_ort}
Diese Platzhalter werden dann mit den jeweiligen Daten des Rechnungsempfängers ersetzt. Dies kann zum Beispiel ein Elternteil oder der Partner sein. Wird im Programm kein alternativer Rechnungsempfänger bei einem Klienten angegeben, dann werden diese Platzhalter einfach mit den jeweiligen Daten des Klienten gefüllt.
Weiters müssen die folgenden Platzhalter (am einfachsten genau so) in der Vorlage vorkommen:
{#termine}{termin_datum} – {termin_bezeichnung} ({termin_dauer} min. à {termin_preis} €)
{/termine}
ACHTUNG:
Hier ist es wichtig, dass die Platzhalter {termin_datum}, {termin_bezeichnung}, {termin_dauer} und {termin_preis} innerhalb bzw. zwischen der beiden Platzhalter {#termine} und {/termine} platziert werden!
Bedeutung der Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{empfänger_vorname} | Vorname des Rechnungsempfängers (wenn kein anderer Rechnungsempfänger angegeben wird, ist dies der Vorname des Klienten) |
{empfänger_nachname} | Nachname des Rechnungsempfängers (wenn kein anderer Rechnungsempfänger angegeben wird, ist dies der Nachname des Klienten) |
{empfänger_adresse} | Adresse des Rechnungsempfängers (z.B. Straße 11) (wenn kein anderer Rechnungsempfänger angegeben wird, ist dies die Adresse des Klienten) |
{empfänger_plz} | Postleitzahl des Rechnungsempfängers (wenn kein anderer Rechnungsempfänger angegeben wird, ist dies die PLZ des Klienten) |
{empfänger_ort} | Wohnort des Rechnungsempfängers (z.B. Wien) (wenn kein anderer Rechnungsempfänger angegeben wird, ist dies der Wohnort des Klienten) |
{vorname} | Vorname des Klienten |
{nachname} | Nachname des Klienten |
{adresse} | Adresse des Klienten (z.B. Straße 11) |
{plz} | Postleitzahl des Klienten |
{ort} | Wohnort des Klienten (z.B. Wien) |
{nummer} | Rechnungsnummer (z.B. 1/2023) |
{datum} | Rechnungsdatum (z.B. 04.04.2023) |
{rechnungs_betrag} | Rechnungsbetrag (z.B. 160) |
{praxis_name} | Name der Praxis (z.B. Ihr Name inkl. Titel oder Ihr Praxis-Name) |
{praxis_ort} | Ort der Praxis Dient als Ausstellungsort der Rechnung (z.B. Wien) |
{ust_befreiung} | Zusatz bzgl. der anzuwendenden Umsatzsteuerbefreiung (z.B. Diese Leistung ist gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UstG umsatzsteuerbefreit.) |
{termin_datum} | Datum des jeweiligen Termins |
{termin_bezeichnung} | Bezeichnung des jeweiligen Termins (Hier wird die Bezeichnung der angegeben Dienstleistung verwendet) |
{termin_dauer} | Dauer des jeweiligen Termins |
{termin_preis} | Preis des jeweiligen Termins |
{zahlungsziel} | Das Zahlungsziel der Rechnung (z.B. “Bitte um Überweisung innerhalb von 14 Tag ab Erhalt der Rechnung). Im Falle einer Barzahlung wird dieser mit dem Text “Betrag dankend erhalten.” ersetzt. Dieser Text kann in den Einstellungen von ZEIPSY angepasst werden. |
Es gibt noch folgende optionale Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{versicherungsträger} | Versicherungsträger des Klienten (z.B. ÖGK, SVS, BVAEB) |
{svnr} | Sozialversicherungsnummer des Klienten |
{versicherter_vorname} | Vorname der versicherten Person Wenn ein Elternteil als versicherte Person angegeben wird, dann ist dies der Vorname des Elternteils. Wird keine alternative versicherte Person angegeben, dann ist dies der Vorname des Klienten. |
{versicherter_nachname} | Nachname der versicherten Person Wenn ein Elternteil als versicherte Person angegeben wird, dann ist dies der Nachname des Elternteils. Wird keine alternative versicherte Person angegeben, dann ist dies der Nachname des Klienten. |
{versicherter_svnr} | Sozialversicherungsnummer der versicherten Person Wenn ein Elternteil als versicherte Person angegeben wird, dann ist dies die SV-Nummer des Elternteils. Wird keine alternative versicherte Person angegeben, dann ist dies die SV-Nummer des Klienten. |
{versicherter_ | Versicherungsträger der versicherten Person (z.B. ÖGK, SVS, BVAEB) Wenn ein Elternteil als versicherte Person angegeben wird, dann ist dies der Versicherungsträger des Elternteils. Wird keine alternative versicherte Person angegeben, dann ist dies der Versicherungsträger des Klienten. |
{bezeichnung} | Zusätzliche Bezeichnung für Sie oder Ihre Praxis (z.B. Klinische Psychologin) |
{praxis_adresse} | Adresse Ihrer Praxis (z.B. Musterstraße 1) |
{praxis_plz} | Postleitzahl Ihrer Praxis |
{praxis_telefon} | Telefonnummer Ihrer Praxis (z.B. 0664 123456789) |
{praxis_iban} | IBAN Ihres Kontos |
{praxis_bic} | BIC Ihres Kontos |
{geburtsdatum} | Geburtsdatum des Klienten |
{zusatztext} | Ein individueller Zusatztext, der für jeden Klient festgelegt werden kann. Nützlich um Diagnosen auf den Rechnungen anzugeben. (z.B.: Diagnose: F43.2 Anpassungsstörung) |
Beim Erstellen der Rechnungen (Honorarnoten) werden die Platzhalter mit den entsprechenden Daten der Klienten, Termine, Praxis etc. von ZEIPSY ersetzt.
3. Laden Sie die bearbeitete Vorlage wieder hoch
Nachdem Sie Ihre Vorlage bearbeitet haben und alle notwendigen Platzhalter eingefügt haben, laden Sie sie wieder in ZEIPSY hoch. Klicken Sie dazu auf “2. Eigene Vorlage hochladen” und wählen Sie ihre neu erstellte Vorlage aus. Sie können eine Beispiel-Rechnung mit Ihrer neuen Vorlage durch einen Klick auf “3. Vorschau” herunterladen. Ihre neue Vorlage wird nun für alle Rechnungen verwendet.
Wir helfen Ihnen gerne!
Falls Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer individuellen Rechnungsvorlage benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schicken Sie uns einfach eine formlose E-Mail an contact@zeipsy.com, und wir helfen Ihnen gerne weiter.
Fazit
Mit ZEIPSY können Sie den Arbeitsaufwand zum Erstellen und Versenden von Rechnungen minimieren und gleichzeitig Ihre Marke stärken. Die Möglichkeit, eine eigene Rechnungsvorlage zu erstellen, bietet Ihnen Flexibilität, Individualität und ein professionelleres Auftreten in Ihrer Praxis. Folgen Sie diesen einfachen Schritten, und Sie haben im Handumdrehen eine Vorlage, die perfekt zu Ihrer Praxis passt.
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Bei ZEIPSY arbeiten wir tagtäglich daran, den Praxis-Alltag für Klinische PsychologInnen zu erleichtern. Mit unserer Praxis Software können Sie Termine mühelos organisieren, Rechnungen mit nur wenigen Klicks erstellen und versenden, und Ihre Finanzen stets im Blick behalten.
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